Politica privind supravegherea prin mijloace video

S.C. AUTO DIN S.R.L., cu sediul social în Piatra Neamț, Str. Castanilor nr. 5 bis, județul Neamț, telefon 0371.51.51.55 / 0721.00.22.33, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului cu nr. J2009000786275, cod fiscal RO26170602, prelucrează prin sistemele de supraveghere video date cu caracter personal reprezentate de imaginea persoanelor care intră în zonele monitorizate.

Folosim aceste sisteme pentru controlul accesului, protejarea spațiilor și bunurilor societății și siguranța persoanelor aflate în sediile în care ne desfășurăm activitatea. Supravegherea video face parte din ansamblul măsurilor de securitate fizică și completează, după caz, sistemele de detecție și alarmare la efracție, control al accesului și detecție, semnalizare și alarmare la incendiu.

Sistemul poate permite monitorizarea în timp real, înregistrarea imaginilor și consultarea lor după producerea unui eveniment. Accesul la aceste funcții este rezervat persoanelor desemnate și autorizate.

Camerele sunt amplasate în funcție de necesitățile de securitate și de proiectele tehnice întocmite de societăți specializate. Supravegherea vizează în principal punctele prin care se intră sau se circulă în sediile societății și zonele pentru care este necesar controlul accesului.

Sunt monitorizate prin mijloace video:

• zonele de acces și spațiile destinate publicului;
• zonele cu acces restricționat;
• zonele de acces în incinta sediilor societății.

Nu sunt monitorizate toaletele și alte spații în care există o așteptare ridicată privind viața privată. Birourile fără acces public nu fac parte, în mod obișnuit, din zonele monitorizate.

Dacă o nevoie de securitate ar impune monitorizarea unui spațiu în care angajații își desfășoară activitatea, măsura poate fi introdusă numai cu respectarea condițiilor aplicabile din Legea nr. 190/2018, inclusiv informarea prealabilă completă a angajaților, consultarea sindicatului sau a reprezentanților angajaților, după caz, și verificarea faptului că alte mijloace mai puțin intruzive nu s-au dovedit eficiente. O evaluare de impact se efectuează atunci când sunt îndeplinite condițiile prevăzute de RGPD pentru o astfel de evaluare.

Prelucrarea imaginilor și utilizarea tehnică a sistemelor de supraveghere se realizează cu respectarea normelor aplicabile protecției datelor și securității fizice. În funcție de scopul și contextul concret al supravegherii, operatorul trebuie să poată justifica necesitatea și proporționalitatea măsurii și să aplice un temei juridic corespunzător potrivit art. 6 din RGPD.

Principalele acte normative avute în vedere sunt:

• Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (Regulamentul general privind protecția datelor - RGPD);
• Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679;
• Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
• Hotărârea Guvernului nr. 301/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003, cu modificările și completările ulterioare.

Imaginile pot fi consultate și prelucrate numai de persoane autorizate, în limitele atribuțiilor stabilite de operator.

Înainte de a intra într-o zonă monitorizată, trebuie să poți observa existența supravegherii video și să primești informațiile esențiale despre prelucrarea datelor. În acest scop, S.C. AUTO DIN S.R.L. utilizează informări afișate vizibil în zonele supravegheate.

Afișajul privind supravegherea video, împreună cu informațiile puse la dispoziție persoanelor vizate, urmărește respectarea obligațiilor de transparență prevăzute de art. 13 din RGPD. Semnalizarea este amplasată astfel încât să poată fi observată înainte sau la intrarea în aria monitorizată.

Accesul la imaginile transmise în direct și la înregistrări este limitat la un număr redus de persoane identificabile, desemnate în funcție de atribuțiile lor. Drepturile de acces nu sunt acordate în mod general, ci numai pentru resursele necesare îndeplinirii sarcinilor de serviciu.

S.C. AUTO DIN S.R.L. stabilește distinct cine poate vizualiza, copia, descărca, șterge sau modifica materialele video și cine poate interveni asupra arhitecturii tehnice a sistemului. Administratorul de sistem desemnat gestionează acordarea, modificarea și retragerea drepturilor de acces, potrivit procedurilor interne.

Personalul care are acces la înregistrări beneficiază de instruire inițială în domeniul protecției datelor, iar instruirile periodice sunt organizate cel puțin o dată la doi ani. Orice incident de securitate privind sistemul video este consemnat în Registrul de incidente de securitate, iar responsabilul cu protecția datelor este informat fără întârzieri nejustificate, potrivit procedurii interne, în termen de cel mult 12 ore.

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenței la program sau pentru evaluarea performanței la locul de muncă.

În situații excepționale, cu respectarea garanțiilor aplicabile, accesul la înregistrări poate fi acordat Comisiei de cercetare disciplinară desemnate de conducerea societății, atunci când imaginile sunt necesare pentru investigarea unei fapte relevante pentru procedura respectivă.

Măsurile tehnice și organizatorice sunt stabilite astfel încât să reducă riscul de acces neautorizat, utilizare nelegală, pierdere sau alterare a imaginilor.

• perioada de păstrare este limitată în raport cu scopul supravegherii;
• mediile de stocare, inclusiv înregistratoarele video digitale, sunt păstrate în spații securizate;
• persoanele cu drept de acces au obligații de confidențialitate și de respectare a regulilor privind protecția datelor;
• fiecare utilizator primește numai nivelul de acces necesar atribuțiilor sale;
• drepturile de acces pot fi acordate, modificate sau retrase de persoana desemnată pentru administrarea sistemului;
• responsabilul cu protecția datelor este consultat înaintea introducerii unui nou sistem video, în condițiile procedurilor interne aplicabile.

Aceste măsuri urmăresc să prevină atât prelucrarea nelegală a imaginilor, cât și accesul persoanelor care nu au o justificare profesională pentru consultarea lor.

Înregistrările sunt utilizate de S.C. AUTO DIN S.R.L. numai în legătură cu scopurile pentru care a fost instalat sistemul: controlul accesului, securitatea spațiilor și bunurilor și siguranța persoanelor.

Imaginile pot fi puse la dispoziția organelor judiciare ori a altor autorități sau instituții care au dreptul legal de a le solicita, în baza unei cereri formulate în condițiile legii. Înaintea unei comunicări către terți se verifică necesitatea transmiterii, temeiul acesteia și compatibilitatea cu scopul inițial al prelucrării.

Comunicările sunt documentate conform procedurilor interne, iar responsabilul cu protecția datelor este consultat atunci când situația o impune. Dezvăluirile relevante sunt consemnate de administratorul sistemului în Registrul de incidente de securitate.

Perioada de stocare este stabilită în raport cu scopul supravegherii și cu principiul limitării păstrării. Înregistrările sunt păstrate, în mod obișnuit, pentru o perioadă de cel mult 30 de zile.

După expirarea perioadei stabilite, imaginile sunt șterse automat, în ordinea înregistrării. Dacă are loc un incident de securitate sau există o altă situație temeinic justificată ori expres prevăzută de lege, materialul relevant poate fi păstrat mai mult timp, strict cât este necesar pentru investigarea ori soluționarea situației respective.

Prelungirea păstrării peste termenul obișnuit este documentată, necesitatea continuării stocării este revizuită periodic, la un interval de două luni, iar situația este consemnată în Registrul de incidente de securitate.

În legătură cu imaginile care te privesc, beneficiezi de drepturile prevăzute de RGPD, în condițiile și limitele aplicabile fiecărui drept și ținând cont de natura prelucrării prin supraveghere video.

• dreptul de acces la datele care te privesc;
• dreptul la rectificare, atunci când este aplicabil naturii datelor prelucrate;
• dreptul la ștergerea datelor, în condițiile prevăzute de RGPD;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, numai în situațiile în care sunt îndeplinite condițiile art. 20 din RGPD;
• dreptul la opoziție, atunci când prelucrarea se întemeiază pe un temei pentru care RGPD recunoaște acest drept;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, în cazurile prevăzute de art. 22 din RGPD.

Pentru exercitarea drepturilor, ne poți transmite o cerere prin datele de contact de mai jos sau o poți depune personal la sediul S.C. AUTO DIN S.R.L.. Poți folosi, dacă îți este util, modelele disponibile în secțiunea Modele de cereri pentru exercitarea drepturilor.

Pentru ca o înregistrare să poată fi identificată mai ușor, este util să indici data aproximativă, intervalul orar și zona în care te-ai aflat. Dacă aceeași secvență surprinde și alte persoane, furnizarea unei copii se face cu protejarea drepturilor și libertăților acestora, de exemplu prin mascarea elementelor care le permit identificarea, atunci când este necesar.